هل تريد معرفة ما هي المكالمات السحابية وكيف تعمل؟ من المحتمل أنك صادفت اتصالاً هاتفيًا عبر السحابة الإلكترونية ، وتريد معرفة ما إذا كان يمكن أن يساعد في حالة الاستخدام الخاصة بك.
إذا كنت تناقش التبديل من خدمة هاتف العمل الحالية إلى المهاتفة السحابية ، فأنت في المكان الصحيح. في هذا الدليل ، نغطي كل ما تحتاج إلى معرفته حول المكالمات السحابية وكيف تعمل ، بما في ذلك أساسيات الاتصال الهاتفي عبر السحابة ، وكيف يعمل ، وكيف يفيد عملك ، وكيفية اختيار موفر خدمة الاتصال الهاتفي عبر السحاب.
ما هي المكالمات السحابية؟
المهاتفة السحابية هي نظام هاتف يعمل من خلال اتصالك بالإنترنت. يُعرف أيضًا باسم حل PBX المستضاف المستند إلى VoIP. يساعدك على نقل خدمة هاتف عملك إلى السحابة مما يتيح لك إجراء المكالمات السحابية بسهولة وجودة فائقة.
تعمل الاتصالات الهاتفية السحابية على تبسيط اتصالات عملك وتنمو مع عملك. سواء أكنت تفتح مكاتب جديدة ، أو توظف عمالًا عن بُعد ، أو توسع فرقك الداخلية ، فإن الاتصالات الهاتفية السحابية ستجعل عملية التوسيع سهلة وفعالة من حيث التكلفة.
المكالمات السحابية هي نوع من الاتصالات الموحدة كخدمة (UCaaS). UCaaS هو نموذج اتصالات موحد ، مما يعني أنه يجمع أنظمة اتصال وأدوات تعاون مختلفة معًا. من خلال الاتصال الهاتفي عبر السحابة ، لن تقوم فقط بنقل مكالماتك الهاتفية إلى الشبكة السحابية ، ولكن يمكنك أيضًا توصيلها باجتماعات الفيديو والمراسلة الفورية وإدارة علاقات العملاء وعمليات الأعمال عبر اللوحة.
كجزء من نظام UCaaS الأساسي الخاص بك ، ستعمل الاتصالات الهاتفية السحابية على ربط فرقك بشكل أفضل وتجعل موظفيك أكثر تركيزًا وانخراطًا ورضًا في أدوارهم. في واقع الأمر ، خلصت دراسة أجرتها CMBR لشركة Cisco إلى أن ما يقرب من 8 من كل 10 موظفين يتمتعون بمستويات إنتاجية محسنة نظرًا لقدرات العمل عن بُعد ، مثل الدردشة الجماعية ومؤتمرات الفيديو.
كيف تعمل المكالمات السحابية؟
تعمل المهاتفة السحابية من خلال مزود خدمة VoIP. عند طلب رقم الهاتف الذي تريد الاتصال به ، يتعامل مزود الخدمة مع التوجيه. يقوم بتحويل الإشارات الصوتية التناظرية إلى حزم بيانات ونقلها عبر اتصال الإنترنت الخاص بك. هذه هي الطريقة التي يربط بها هاتفك بالشخص الذي تتصل به.
من جانبك ، يمكنك استبدال ملحقات الهاتف الفردية بهاتف مكتب VoIP. بدلاً من الاتصال بخط أرضي ، يمكنك توصيل هواتفك بشبكتك الحالية. يمكنك أيضًا استخدام هاتف softphone أو تطبيق مثبت على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي. في كلتا الحالتين ، تقوم بالاتصال من واجهة حديثة وسهلة الاستخدام وتقوم بإجراء مكالمة في جزء من الثانية.
نظرًا لأن الاتصالات الهاتفية السحابية تعمل في السحابة ، يمكنك إدارة نظام هاتف عملك من خلال لوحة معلومات عبر الإنترنت للتحكم الكامل في أرقام الهواتف وإعادة توجيه المكالمات السحابية وإضافة مستخدمين جدد والمزيد.
المكالمات السحابية مقابل PBX التقليدية: ما الفرق؟
بالنسبة لموظفك ، المستخدمين النهائيين لنظام الهاتف الخاص بك ، قد لا تبدو الأمور مختلفة كثيرًا بين الهاتف السحابي و PBX التقليدي. عندما ننظر تحت الغطاء ، سنجد قصة مختلفة تمامًا.
كما سترى في القسم التالي ، تلغي المهاتفة السحابية حاجتك إلى المعدات المادية. يمكن لموظفيك التواصل مع بعضهم البعض ومع عملائك باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت. يمكنهم القيام بذلك في أي مكان يمكنهم فيه استخدام اتصال واي فاي أو اتصال إنترنت 4G.
من وجهة نظر شركتك ، يعد بدء استخدام المكالمات السحابية أمرًا بسيطًا. بدلاً من عملية معقدة ومكلفة للاتصال بشبكة الهاتف العامة (PSTN) ، كل ما تحتاجه هو مزود خدمة VoIP واتصال واسع النطاق موثوق.
يمثل نظام PBX التقليدي تحديًا أكثر حدة ، سواء في بدء تشغيل خدمة الهاتف وصيانتها. إليكم السبب:
أولاً ، هناك تكلفة الإعداد والجهد المبذول فيه. يحتاج مزود الهاتف إلى زيارة موقعك وتركيب معدات ثابتة ، وينتهي بك الأمر بالدفع مقابل كل من العمل والمعدات.
يجب عليك أيضًا الحفاظ على الإعداد الفني لمعدات تبادل الفروع الخاصة (PBX) في موقعك. إذا كان هناك شيء يسخن أو ينكسر أو أصبح قديمًا ، فيجب عليك إصلاحه أو استبداله. إنها ليست مكلفة فحسب ، ولكنها تحرم فريقك من إنتاجيتهم وتركيزهم.
تجعل PBX التقليدية مكالماتك الهاتفية ، خاصة المكالمات الخارجية ، أكثر تكلفة. يوفر ميزات الاتصال الأساسية ، والتي يمكن أن تكون متاعب إذا كنت ترغب في استخدام ميزات متقدمة مثل الصوت عالي الدقة أو البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني أو تحليلات المكالمات.
إذا كانت شركتك تنمو ، فستحتاج إلى فتح مواقع جديدة أو إضافة المزيد من خطوط الهاتف أو تقديم خيارات العمل عن بُعد. لا تتوسع أنظمة PBX التقليدية بسهولة لأنها تضيف المزيد من المعدات والصيانة والتكاليف. كما أنها ليست خيارًا مناسبًا للموظفين الذين يسافرون للعمل ويريدون الحفاظ على الإنتاجية لأن رقم هاتفهم مرتبط بهاتف مكتبي فعلي.
يمكن أن يكون نظام PBX التقليدي خيارًا جيدًا للشركات الصغيرة التي نادرًا ما تتغير احتياجات أعمالها ولا تخطط للتوسع. ولكن إذا كنت تريد أن تنمو وتتأكد من أن إعداد هاتفك لا يبطئك ، فستحب نظام الهاتف السحابي.
فوائد المهاتفة السحابية
ماذا تعني مشكلة في نظام هاتفك لشركتك؟ استنادًا إلى تقرير اتصالات الأعمال الخاص بنا ، كثيرًا ، ويمكن أن يزداد الأمر سوءًا. 83٪ من الشركات فقدت أحد العملاء أو فاتها موعد نهائي مهم أو أنهت موظفًا بسبب مشكلة في الاتصال.
ليس من المستغرب. أصبحت طريقة عملنا ديناميكية ومتنوعة ، ونحن بحاجة إلى التكنولوجيا لمواكبة ذلك. إذا كنت تريد التأكد من أنك لن تفقد أبدًا أي عميل أو موظف أو راحة بالك بسبب مشاكل الاتصال ، فإليك مزايا الاتصال الهاتفي عبر السحاب التي سترغب في معرفتها.
1) تنفيذ سريع وسهل
لا يتطلب تنفيذ المهاتفة السحابية أي بنية تحتية في الموقع. تعني هذه الميزة أنه يمكنك البدء في العمل في غضون أيام قليلة ، وربما حتى في غضون يوم واحد.
ليس هناك انتظار لفني ، ولا تثبيت لخطوط الهاتف ، ولا تأخيرات ، ولا توجد عملية طويلة لتعيين موظف بدوام كامل لتهيئة نظامك الهاتفي الجديد. يعتني موفر خدمة الاتصال الهاتفي عبر السحابة بكل شيء. ستحصل على الفور على أرقام هواتف افتراضية وإمكانية الوصول إلى لوحة تحكم تتيح لك إدارة خدمة الهاتف بالكامل.
2) انخفاض تكلفة تشغيل نظام هاتف عملك
هناك العديد من الطرق التي ستوفر لك خدمات الاتصال الهاتفي السحابي الأموال. يمكنك توفير ما يصل إلى 65٪ من فاتورة هاتفك التقليدية. تحفظ الاتصال الهاتفي السحابي (المكالمات السحابية) عملك من عقود الصيانة ، ودقائق الاتصال المحدودة ، وأرقام الهواتف المحلية والمجانية المقيدة ، والدفع مقابل خدمات الرسائل النصية القصيرة للأعمال المنفصلة.
مع المهاتفة السحابية ، لا توجد تكاليف صيانة أو فواتير غير متوقعة. وإذا كنت في وضع التشغيل وترغب في البدء بأقل تكلفة ممكنة ، فيمكنك تخطي شراء هواتف VoIP واستخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة مع سماعات الرأس من خلال تطبيق softphone.
3) ميزات اتصال قوية وموثوقة
نحن لا نتحدث فقط عن ميزات المكالمات السحابية التي تبدو جيدة على الورق. تتيح لك ميزات الاتصال المتقدمة التي تأتي مع المهاتفة السحابية العمل بذكاء والفعالية والتركيز على المهام الصحيحة في الوقت المناسب. يمكنك تجنب المهام اليدوية والمتكررة وتكثيف تعاون فريقك ودعم العملاء.
فيما يلي بعض ميزات إدارة المكالمات الأكثر قيمة في المهاتفة السحابية:
- الرد الآلي ، والذي يسمح للمتصل الخاص بك بالوصول إلى الفريق المناسب.
- إعادة توجيه المكالمات ، والتي توجه المكالمات السحابية الواردة بناءً على معايير محددة مسبقًا.
- استجابة صوتية تفاعلية متقدمة (IVR) ، نهج أكثر حوارية لخدمة العملاء الآلية.
- إعادة توجيه المكالمات ، بحيث يمكنك إعادة توجيه المكالمات السحابية إلى أي هاتف مكتبي أو هاتف محمول.
- مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة للاجتماعات البعيدة المثمرة.
- أرقام الاتصال المجانية ، والتي تتيح للعملاء الوصول إليك من الخطوط الأرضية دون رسوم إضافية.
- أرقام محلية ، حتى تتمكن من إنشاء وجود محلي أينما تريد.
- تسجيل المكالمات بشكل آمن وموثوق ، حتى تتمكن من الحفاظ على جودة الخدمة.
والأفضل من ذلك ، ستحصل على هذه الميزات جنبًا إلى جنب مع جودة مكالمات الفيديو والصوت عالي الدقة. هذه فائدة كبيرة للفرق البعيدة. لا يوجد شيء أسوأ في الحياة من صوت المكالمة الجماعية الضعيفة.
4) مرونة نظام هاتفك وقابلية التوسع فيه
الاتصالات الهاتفية السحابية ستجعل النمو سلسًا. وبشكل أكثر تحديدًا ، سيسمح لك حل VoIP بإضافة المزيد من المستخدمين ببضع نقرات.
باستخدام نظام PBX التقليدي ، يتعين عليك دفع مبلغ إضافي في كل مرة تقوم فيها بتعيين موظف جديد وتريد تعيين خط هاتف له. يحتاج هاتف مكتبهم إلى الأسلاك ، والتي قد تستغرق بعض الوقت لإعدادها. سيؤدي نموك دائمًا إلى حدوث تأخيرات وتكاليف إضافية إذا كنت تعتمد على نظام هاتف في الموقع.
لا تعد PBX المستندة إلى السحابة قابلة للتطوير فحسب ، بل إنها سهلة الإدارة. ليس عليك أن تكون خبيرًا في تكنولوجيا المعلومات. على سبيل المثال ، إذا زاد حجم مكالماتك بسرعة خلال أوقات ازدحام العام ، يمكنك بسهولة إضافة الخطوط وإزالتها. سيساعدك هذا في الحفاظ على تجربة العملاء الخاصة بك بفضل نظام مرن يمكنك تخصيصه بسهولة مع تغير احتياجات عملك.
5) زيادة وتعزيز التنقل
تتحول الشركات بشكل متزايد إلى خيارات العمل عن بعد على المدى الطويل. أنظمة الهاتف المستضافة هي الحل الأمثل لهذا الاتجاه.
يمكن لموظفيك الوصول إلى خطوط هواتف الشركة أينما كانوا ، طالما أن لديهم اتصال بالإنترنت. لا يتعلق الأمر فقط بالرد على المكالمات الهاتفية ؛ يمكنهم الوصول إلى بريدهم الصوتي أو إعداد توجيه المكالمات السحابية أو تغييره أثناء التنقل.
الاتصالات الهاتفية السحابية هي الحل الأمثل للشركات التي تتبنى العمل عن بعد ، أو لديها مكاتب تابعة ، أو مواقع مكاتب متعددة.
6) تبسيط العمل مع الاتصالات المتكاملة
تساعدك الاتصالات السحابية على تخزين كل معلومة والوصول إليها على منصة واحدة.
عند استخدام أنظمة منفصلة للمكالمات والاجتماعات ، يكون لديك ملاحظات وتفاصيل مهمة في أماكن كثيرة جدًا. ملاحظات الكمبيوتر وجداول البيانات وملاحظات Post-It والدفاتر والقائمة تطول. يمكن أن يستغرق البحث عن التفاعلات السابقة وقتًا طويلاً ويخرج الجميع من تدفقهم.
تدمج المهاتفة السحابية كل شيء في واجهة مستخدم واحدة. يمكنك استخدامه للتعاون مع الزملاء وإدارة العملاء وتحليل البيانات في الوقت الفعلي وجمع التعليقات والمضي قدمًا بالمشاريع المهمة.
ستجلب سير عمل اتصالات عملك إلى مصدر واحد للحقيقة وتتحرك بكفاءة خلال يومك. لا مزيد من الانقطاعات المحبطة أو إضاعة الوقت في البحث عن المعلومات الهامة.
7) توفر المكالمات السحابية موثوقية ومرونة فائقة
هل يمكنك تحمل أن تكون غير متاح لعملائك؟ في حالة حدوث شيء ما لشبكة الكهرباء ، ما هي العواقب على عملك؟ يمكن أن تؤدي مشكلة الأسلاك أو السخونة الزائدة أو العاصفة الصغيرة إلى إحداث فوضى في اتصالاتك وسمعتك.
توفر حلول الاتصالات الهاتفية السحابية ذات السمعة الطيبة وقت تشغيل بنسبة 99.999٪ حتى تتمكن من الاستمرار في العمل دون أن تتأثر بغض النظر عما يحدث. كما أنه يحتوي على فائض مدمج ، في حالة حدوث اهتزازات أو مشكلات مماثلة ، تظل مكالماتك متصلة بالإنترنت ، ولديك دائمًا نسخة احتياطية يمكنك استخدامها.
كيفية اختيار مزود خدمة المكالمات السحابية
إذا كنت تتطلع إلى الانتقال إلى أحد حلول الاتصالات الهاتفية عبر السحاب والبدء على الفور فى إجراء المكالمات السحابية ، فإليك ما تحتاج إلى مراعاته عند تقييم خياراتك.
1) جودة الخدمة والموثوقية المثبتة
الجهوزية العالية والموثوقية أمر لا بد منه. يجب أن يوفر موفر المهاتفة السحابية خدمة زائدة مع مراكز البيانات الزائدة عن الحاجة. الميزات والأسعار الجذابة لا شيء إذا لم تعمل هواتفك.
ما الجهوزية التي يقدمها المزود؟ هل يمكنهم التأكد من توفر خدمة الهاتف لديك؟ تحقق من صفحة الحالة للمزود الخاص بك. بالنسبة لـ Nextiva ، يمكنك التحقق من status.nextiva.com.
التوافر العالي ممكن باستخدام مراكز البيانات الموجودة بشكل استراتيجي عبر الولايات المتحدة. وجميعها مزودة بطاقة غير منقطعة ولديها وصلات شبكة جيجابت من الألياف الضوئية.
يمكنك أيضًا التحقق من مصادر الوسائط الاجتماعية مثل تويتر و فيس بوك للحصول على صورة غير متحيزة لموثوقية كل مزود. يساعدك البحث عن العلامة التجارية على Twitter بعلامة “@” قبل اسمها على التعمق في جميع إشارات العلامة التجارية.
علاوة على ذلك ، ستحتاج إلى التأكد من أن مزود الخدمة الخاص بك يوفر مراقبة للشبكة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع حتى يمكن الإبلاغ عن المشكلات وحلها قبل أن تؤثر على عملك.
2) الامتثال للأمان والصناعة
الخطوة التالية هي التأكد من أن موفر المكالمات السحابية يلبي معايير الصناعة. فيما يلي بعض الشهادات التي يجب البحث عنها:
- التوافق مع HIPAA: خدمات الصوت والفاكس الحيوية لمقدمي خدمات الرعاية الصحية.
- ISO / IEC 20071: المعيار العالمي للاستجابات للتهديدات الأمنية.
- التوافق مع PCI: تعامل مع مدفوعات بطاقات الائتمان بأمان بثقة.
- الامتثال SOC 2: خطط الاستجابة للحوادث لحماية خصوصيتك وتكامل بياناتك.
شيء آخر يجب التحقق منه هو ما إذا كان المزود الذي تختاره يضمن تشفير المكالمات. تعني المكالمات المشفرة أنه يمكنك استخدام بروتوكول أمان طبقة النقل (TLS) وبروتوكول النقل الآمن في الوقت الحقيقي (SRTP) لإنشاء أمان عالي الجودة أثناء إجراء المكالمات السحابية.
3) الميزات والتكاملات
ما هي احتياجات العمل التي ستلبيها من خلال إضافة الاتصال الهاتفي عبر السحابة إلى مجموعة أدواتك؟ هذا هو المكان الذي تأتي فيه ميزات نظام الهاتف والتكامل.
هل تجري الكثير من المكالمات السحابية الصادرة أو تتلقى العديد من المكالمات الواردة؟ هل لديك مواقع عمل متعددة؟ هل عملاؤك في الولايات المتحدة أم دوليون؟ هذه بعض الأسئلة العديدة التي يجب مراعاتها عند النظر إلى ميزات الاتصال الهاتفي السحابي. تحدث إلى مزودي الخدمة المحتملين وتعلم كيف يمكنهم تلبية احتياجات عملك.
ستحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية عمل نظام الهاتف الجديد في إجراءات سير العمل الحالية لموظفيك.
هل تحتاج إلى أن يتكامل نظام هاتفك مع برنامج إدارة المشروع الخاص بك؟ ماذا عن CRM الخاص بك؟ ما مدى سهولة تنفيذ وصيانة تكوين نظام الهاتف الخاص بك؟ مرة أخرى ، هذه هي الأسئلة التي يجب التفكير فيها عند البحث عن مقدمي خدمة المكالمات السحابية المحتملين.
4) التكلفة الحقيقية للملكية
غالبًا ما تبدو الأسعار رائعة على الورق. بعد ذلك ، عندما تبدأ في استخدام الخدمة ، تحصل على فاتورة غير متوقعة وغير مريحة لا تبدو كما رأيت عند الاشتراك.
ابحث عن الأسعار الشفافة التي تحدد كل ما هو مدرج في الأسعار وأي شيء ستحتاج إلى دفع المزيد مقابله. قم بتأكيد تفاصيل التسعير مثل:
- عدد المستخدمين الموجودين في خطتك.
- خطط الدفع الشهرية أو السنوية (والخصومات) ، إن وجدت.
- هل هناك معدات مطلوبة لتعمل الخدمة بشكل صحيح؟
- المرونة في تغيير الخطط حسب تغير احتياجاتك.
- تكاليف المكالمات الواردة والصادرة (على الأرقام المحلية والمجانية).
- تمت إضافة ميزات اختيارية حسب الطلب.
- الضرائب الإلزامية والرسوم الإضافية والرسوم الأخرى.
تأكد من أن التسعير الذي تقوم بمراجعته لا يترك أي جهد دون تغيير. توفر صفحة التسعير لدينا شفافية كاملة حول ما هو مدرج وما لم يتم تضمينه في كل خيار خدمة هاتف.
5) دعم عملاء سريع وفعال
أخيرًا ، تأكد من أن فريق خدمة العملاء لمزود الخدمة الخاص بك يمكنه مساعدتك عندما تحتاج إليها.
انظر إلى خيارات الدعم الخاصة بهم. هل هم متاحون في الدردشة الحية؟ هل يمكنك الاتصال بهم؟ هل أنت بحاجة إلى الانتظار لمدة 24 ساعة أو أكثر حتى تتلقى ردًا بالبريد الإلكتروني؟
بعد ذلك ، ضع في اعتبارك الإجابات التي تحصل عليها على أسئلتك. هل يأخذون في الحسبان حالتك الخاصة ، أم أنها عامة؟ هل مندوب الدعم يأخذ وقته لفهم المشكلة؟ هل من السهل طرح أسئلة متابعة؟
يمكنك اختبار دعم عملاء مقدم الخدمة من خلال الحصول على نسخة تجريبية مجانية لأختبار جودة المكالمات السحابية ، ولكن يمكنك أيضًا الحصول على فكرة قوية من خلال التواصل مع العميل المحتمل أيضًا. سيعطيك هذا فكرة قوية عن كيف يمكن لمزودك مساعدتك على النمو وتحسين نظام الاتصال بالكامل لعدة أشهر وسنوات قادمة.
انقل نظام هاتفك إلى خدمة المكالمات السحابية (Cloud Telephony)
ستعمل المهاتفة السحابية على خفض تكاليف الاتصال وتحسين الإنتاجية وزيادة مرونتك. كما أنها تعمل كمصدر وحيد للحقيقة للاتصالات التجارية والبدء فى إجراء المكالمات السحابية بجودة عالية.
ستحصل على أكبر قدر من الفوائد إذا اخترت مزود خدمة هاتف سحابي موثوق به وخاضع لاختبار المعارك. تكلفة خدمة الاتصال الهاتفي السحابي لـ شركة Nextiva منخفضة تصل إلى 19.95 دولارًا لكل مستخدم شهريًا للميزات التي ستعزز عملك بالكامل.
مُلخص: تتيح خدمات الاتصال الهاتفي السحابي للمستخدمين إجراء المكالمات السحابية مباشرة من أي جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول متصل بالإنترنت وتحرير الأعمال من عبء شراء وتخزين أجهزة قائمة بذاتها ، مثل صناديق PBX والهواتف.
في حين أن مصطلح المكالمات السحابية مرن إلى حد ما ، فإنه يشير عادةً إلى نموذج وصول متعدد المستأجرين ، حيث يدفع المشتركون مقابل استخدام مجموعة مزود من الموارد المشتركة والسلعة. في المقابل ، تشير المهاتفة المستضافة عادةً إلى بيئة مخصصة ومنفصلة.
مُقترح – 8 مزايا لاختيار منصة جوجل السحابية Google Cloud Hosting
