في عصر التكنولوجيا الحديثة والعالم الرقمي، أصبحت الاجتماعات الافتراضية أمراً لا يمكن تجاهله. فعندما يكون العمل عن بعد هو الخيار الأمثل للعديد من المؤسسات والشركات في جميع أنحاء العالم، فإن عقد الاجتماعات الافتراضية يصبح أمرًا لا بد منه للتواصل والتنسيق بين الفرق والموظفين المنتشرين في مناطق مختلفة.
ومع ذلك، فإن تنظيم اجتماع افتراضي يتطلب تخطيطًا جيدًا لضمان تحقيق الأهداف المحددة والحصول على أقصى استفادة من الوقت والجهد. وهذا يتطلب العديد من المهارات والخبرات التي قد لا تكون متاحة للجميع.
وهنا تأتي دور استخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي بطريقة فعالة وسلسة. وباستخدام ChatGPT، يمكن للمستخدمين توليد قوائم وأسئلة ونماذج وملخصات لمساعدتهم في تحديد الأهداف والمشاركين والموعد والزمن وأداة الاجتماع وجدول الأعمال وإدارة الاجتماع وإعداد ملخص الاجتماع.
وبالتالي، فإن استخدام ChatGPT كأداة لتنظيم الاجتماعات الافتراضية يمكن أن يكون مفيدًا لتحسين تجربة الاجتماع الافتراضي وتحقيق الأهداف المحددة بشكل أكثر فعالية. وفي هذه المقالة، سنتعرف على كيفية استخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي وضمان الحصول على أقصى استفادة منها.
أهمية استخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي
يمكن لـ ChatGPT المساعدة في مهام ما بعد الاجتماع وتبسيط الأمور لأي اجتماعات مستقبلية. لنلقِ نظرة على الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها الاستفادة من استخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي:
- توقع الأسئلة مقدمًا
يمكن أن يكون التواجد في اجتماع افتراضي أكثر إرهاقًا من الاجتماع المادي لأن التفاعلات محدودة. أيضًا، لا يمكنك قراءة لغة الجسد للآخرين بسهولة. لذلك، عندما يسأل شخص ما سؤالاً لم تكن تتوقعه ، فإن عرضك التقديمي بأكمله قد يخرج عن مساره.
لحسن الحظ، يعد استخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي الأداة المثالية لتوقع معظم الأسئلة التي قد تطرح عليك خلال اجتماع افتراضي. ما عليك سوى تقديم التفاصيل الضرورية، مثل جدول أعمال الاجتماع ودورك وموضوعات المناقشة.
بمجرد تقديم هذه المعلومات ، ما عليك سوى أن تطلب من ChatGPT إنشاء قائمة بالأسئلة التي قد يطرحها الحاضرون أثناء الجلسة الافتراضية. يمكن لنموذج اللغة أن يقدم إجابات لهذه الأسئلة المحتملة.
في حين أن هذه الردود قد لا تكون الأفضل ، إلا أنها يمكن أن تكون بمثابة نقطة انطلاق رائعة لإعدادك. بعد ذلك ، مع وجود الأسئلة والردود المحتملة في متناول اليد ، يمكنك تنظيمها بشكل أكبر في أي تطبيق لتدوين الملاحظات.
- أفكار العصف الذهني
يمكن أيضًا استخدام ChatGPT لطرح الأفكار الرائعة أثناء اجتماع افتراضي. على سبيل المثال، يمكنك فتح AI في نافذة أخرى واطلب منه تقديم اقتراحات بديهية حول الموضوعات قيد المناقشة. يمكن بعد ذلك تمرير هذه الأفكار إلى أعضاء الاجتماع، ويمكن للجميع مناقشة قابليتها للتطبيق.
وفيما يتعلق باستخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي، يمكن أن يساعد ChatGPT في توفير زاوية جديدة قد تحل المشكلة بشكل أكثر كفاءة. يمكن أن يوفر أيضًا نقطة انطلاق جيدة لفريقك للتوصل إلى أفكار جديدة جديدة خاصة بهم. يمكنك تبسيط هذه العملية لطلب أفكار جديدة من ChatGPT باستخدام صوتك للتحكم في ChatGPT.
- تلخيص محضر الاجتماع
طريقة بديهية وموفرة للوقت لاستخدام ChatGPT لجلستك عبر الإنترنت هي جعلها تلخص محضر الاجتماع. كل ما عليك فعله هو تقديم النص واطلب من ChatGPT تلخيصه في عدد الكلمات الذي تختاره.
سيقوم روبوت الدردشة بالذكاء الاصطناعي بعد ذلك بإنشاء ملخص مفصل يمكنك استخدامه لمعرفة ما تمت مناقشته في الاجتماعات الافتراضية بسرعة. يمكنك حتى أن تطلب منه سرد المؤشرات المهمة في الرموز النقطية لسهولة القراءة.
نظرًا لأن الاجتماع يجري عبر الإنترنت ، يمكن تسجيله. يمكنك بعد ذلك استخدام تطبيق مثل Rev لنسخ ملفاتك الصوتية. إذا كان النسخ بتنسيق PDF ، فلا داعي للقلق. هناك عدة طرق للسماح لـ ChatGPT بقراءة ملفات PDF أيضًا.
- حدد مسار العمل التالي
جزء أساسي من محضر الاجتماع هو تدوين جميع إجراءات المتابعة في النهاية. يساعد هذا في توضيح ما يجب القيام به بعد ذلك ويمنع سوء الفهم. مرة أخرى ، يمكن أن يساعدك استخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي في ذلك بضغطة زر.
اسأل النموذج اللغوي عن مسار العمل التالي الذي يعتمد على نسخ اجتماعك. ثم قم بتزويد روبوت الدردشة AI بنسخ اجتماعك ، وسيقوم ChatGPT بسرد جميع إجراءات المتابعة.
ChatGPT هو المساعد المثالي للاجتماعات الافتراضية الخاصة بك، يمكن أن يجعل ChatGPT اجتماعاتك أكثر إنتاجية. يمكن أن يساعدك على توقع الأسئلة مقدمًا ، وطرح أفكار جديدة ، والحصول على ملخص لنسخ الاجتماع. أيضًا ، يمكن استخدام نموذج اللغة هذا لرسم مسار العمل الذي يجب على فريقك اتخاذه بعد الاجتماع.
لذا في المرة القادمة ، سواء كنت تستضيف اجتماعًا افتراضيًا على Google Meet أو إحدى تطبيقات مؤتمرات الفيديو ، تأكد من استخدام ChatGPT لتنظيم وإعداد اجتماع افتراضي لتوفير الوقت ومساعدتك في كل خطوة على الطريق.
